Servizi/Area Acquisti - regole per istruire una richiesta d'acquisto

Proposta di regole per compilare correttamente un ordine

Il Workflow

Ad ogni nodo del workflow corrisponde una nota in questa sezione in cui e' descritto

• Regole per scegliere
• Considerazioni
• Documenti da produrre

Preparare il giustificativo di spesa

Ogni ordine che si fa deve essere accompagnato da una nota del richiedente (personale strutturato) in cui si giustifica, si descrivono chiaramente le motivazione per l'acquisto.

Ad esempio: Serve un bene del tipo xxxx per motivi di xxxx.

Prcurarsi sempre almeno 2 preventivi tra consip mapa e intercenter o fuori aggregatore per garantire l'indagine di mercato.

END va gestito dal centro

Gli acquisti per importi maggiori di 40 mila euro ("sopra soglia") sono gestiti dall'amministrazione centrale dell'Ateneo.

Materiale informatico?

Per materiale informatico o di connettivita' occorre seguire regole diverse dagli altri tipi di prodotti, piu' restrittive.

Per decidere se il materiale e' informatico o di connettivita:

• Se il 50% del valore dell'ordine e' informatico va considerato informatico, d'altra parte, se il 50% del valore dell'ordine e' non e' informatico va considerato NON informatico. Esempio, il banco prova dei motori.
• in caso di dubbio e' l'esperienza e la professionalita' dell'esperto (tecnico o docente) a stabilire se si tratta di bene informatico o meno.

• Documenti da produrre

Acquisto programmabile o frazionato?

Per gli acquisti inferiori a 1000 euro Occorre dimostrare che non c'e' frammentazione della spesa.

Ordini elettronica (Formentini) e ordini ferramenta (Salardi), sono ordini legati alla ricerca, imprevedibili per definizione.

Chi fa tali ordini si impegna ad aggregare e pianificare il piu' possibile. Se gli ordini fatti periodicamente (mese o piu' mesi) risultano sotto i 1000 euro allora si va fuori MEPA perche' "io non so cosa servira' tra due mesi".

Ricerca in CONSIP/MEPA/INTERCENT-ER criterio di poter spendere "meno o meglio"

Occorre fare una ricerca sui due aggregatori: Mepa/consip e Intercent-er.

Consip/MEPA/Intercent-ER sono considerati per legge equipollenti. Se il prodotto cercato e' presente in almeno due di questi aggregatori allora occorre scegliere dove comperarlo applicando il criterio del "a meno o meglio".

Ad esempio, se e' presente sia in convenzione Consip sia in MEPA, si puo' scegliere quello che costa meno.

Previsto da bandi CONSIP?

• Per decidere se l'ordine e' da considerare nel bando Consip/MEPA o fuori:
  • Se il 50% del valore dell'ordine e' sul bando tutto l'ordine va considerato in bando, d'altra parte, se il 50% del valore dell'ordine e' non e' previsto da bandi Consip/MEPA va considerato NON in bando.

Esempi:

• Reagenti chimici per la ricerca non esiste il bando Consip/MEPA quidni devo procedere fuori dall'aggregatore. Se ho bisogno anche materiale consumabile da laboratorio (che sia compreso nel bando) il cui valore non super il 50% dell'ordine devo fare l'intero ordine fuori Aggregatore.

Note

• se acquisto un prodotto illegittimo (non in bando) in MEPA il contratto e' nullabile con un vizio che si sana in 30 giorni.

END - si acquista Fuori - oggetto non previsto in alcun capitolato tecnico dei bandi

• Bastano due preventivi e la giustifica.
• Se c'e' specifica unicita' e' sufficiente un preventivo e il documento che certifica l'unicita' redatto dal fornitore.
• Se si tratta di materiale informatico o di connettivita' va comunicato agli ordini di controllo AGID/ANAC.

Esiste Specifica Unicita

Si ha Specifica Unicita' in caso di bene caratterizzato da nota specialità in relazione alle specifiche tecniche o alle caratteristiche di mercato (ex art. 6, co. 3 del Regolamento di Ateneo per l’acquisizione di beni e servizi), specificare "in cosa consiste" la nota specialità/unicità, allegare alla richiesta di acquisto n. 1 preventivo di spesa e la dichiarazione di unicità rilasciata dal fornitore.

END - si acquista Fuori - per specifica unicita'

Se c'e' specifica unicita' e' sufficiente un preventivo e il documento che certifica l'unicita' redatto dal fornitore.

RDO Negoziata?

Ci si chiede se e' il caso di fare una RDO Negoziata oppure istruire un RDO Aperta.

L'RDO Negoziata:

• si puo' istruire quando si conoscono gia' almeno tre fornitori in grado di fornire il prodotto. Questo riduce la probabilita' che vada deserta.
• se l'RDO negoziata va deserta, e' necessario ripeterla o fare una RDO aperta.
• i tempi dell'RDO negoziata piu' brevi della RDO Aperta. Nell'RDO Aperta occorre garantire una finestra temporale per permettere ai fornitori di fare offerte di almeno 18 giorni.

Bando RDO Negoziata

Per bandire una RDO Negoziata occore:

• conoscere almeno 3 fornitori in grado di evadere l'ordine che abbiano aderito al bando Consip in cui rientra la richiesta ordine.
• preparare un documento con il "capitolato tecnico"