Servizi/Area Acquisti - regole per istruire una richiesta d'acquisto

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Regole per compilare correttamente una richiesta d'ordine in accordo ai regolamenti.

Albero decisionale

Ad ogni nodo dell'albero corrisponde una nota in questa sezione in cui e' descritto

  • Regole per scegliere
  • Considerazioni
  • Documenti da produrre

Albero decisionale


Preparare il giustificativo di spesa e due preventivi

Ogni richiesta d'acquisto che si istruisce

  • deve essere accompagnato da una nota firmata del richiedente (personale strutturato) in cui si giustifica, si descrivono chiaramente le motivazione per l'acquisto.
    Ad esempio: Serve un bene del tipo xxxx per motivi di xxxx.
  • In generale Procurarsi sempre almeno 2 preventivi tra Consip MEPA e Intercent-ER o fuori aggregatore per garantire l'indagine di mercato, tranne nel caso di Specifica unicita - informale e documentata indagine di mercato (più preventivi o più listini prezzi, scaricabili anche via internet).
  • Conoscere i Codici CPV del o dei beni da acquistare. I CPV sembra che siano stati elaborati dalla Commissione Europea al fine di standardizzare, mediante un unico sistema di classificazione per gl appalti pubblici, i termini utilizzati da amministrazioni aggiudicatrici ed enti aggiudicatori per descrivere l’oggetto dei contratti.
  • compilare la richiesta di acquisto utilizzando il sistema di gestione richieste di acquisto presente nella intranet di Dipartimento (https://web.ing.unimo.it/itumr/servlet/app) possibilmente allegando i documenti presentati nella sezione "Docs" di un ordine.



END va gestito dal centro

Gli acquisti per importi maggiori di 40 mila euro ("sopra soglia") sono gestiti dall'amministrazione centrale dell'Ateneo.

Materiale informatico?

Per materiale informatico o di connettivita' occorre seguire regole diverse dagli altri tipi di prodotti, piu' restrittive.

Per decidere se il materiale e' informatico o di connettivita:

  • Se il 50% del valore dell'ordine e' informatico va considerato informatico, d'altra parte, se il 50% del valore dell'ordine e' non e' informatico va considerato NON informatico. Esempio, il banco prova dei motori.
  • In caso di dubbio e' l'esperienza e la professionalita' dell'esperto (tecnico o docente) a stabilire se si tratta di bene informatico o meno.
  • Documenti da produrre


Acquisto programmabile o frazionato?

Per gli acquisti inferiori a 1000 euro Occorre dimostrare che non c'e' frammentazione della spesa.

Chi fa tali ordini si impegna ad aggregare e pianificare il più possibile.

Se gli ordini fatti periodicamente (mese o piu' mesi) risultano sotto i 1000 euro allora si va fuori MEPA perche' "io non so cosa servira' tra due mesi".

Esempi:

  • Ordini Prodotti di Ferramenta (Salardi): si dovranno risolvere prevedendo 2, massimo 3, "Bandi RDO Aperti" con capitolato all’anno , eventualmente con telefonata a fornitore ufficiale e ricorrere ai 1000 euro per acquisti dove il bene sia "unico" o specifico per una data attività importante e molto urgente. L'acquisto fatto in questo modo (de ritenersi caso eccezionale) dovrà essere giustificato nel dettaglio; deve essere evidente la non frammentazione.
  • Ordini Prodotti Elettronici (Formentini): Sono da considerarsi "prodotti NON informatici"; si dovranno risolvere prevedendo 2, massimo 3, "Bandi RDO Aperti" con capitolato all’anno, eventualmente con telefonata a fornitore ufficiale.e ricorrere ai 1000 euro per acquisti dove il bene sia "unico" o specifico per una data attività importante e molto urgente. L'acquisto fatto in questo modo (de ritenersi caso eccezionale) dovrà essere giustificato nel dettaglio; deve essere evidente la non frammentazione.


END - Acquisto fuori Aggregatore importo < 1000 euro

Occorre:

  • Produrre almeno due preventivi.
  • Va fatta comunicazione alla corte dei conti.
  • Se si tratta di materiale informatico o di connettivita' va comunicato agli ordini di controllo AGID/ANAC.
  • Compilare il DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti). Si puo' NON compilare quando il servizio e' riconducibile ad attività di mera fornitura.


Ricerca in CONSIP/INTERCENT-ER e MEPA criterio di poter spendere "meno o meglio"

Occorre fare una ricerca sui due aggregatori: Mepa/consip e Intercent-er.

Occorre in ogni caso cercare tra le convenzioni CONSIP ed Intercent-ER.

Consip/MEPA/Intercent-ER sono considerati per legge equipollenti.
Se il prodotto cercato e' presente in almeno due di questi aggregatori allora occorre scegliere dove comperarlo applicando il criterio del "a meno o meglio".

Ad esempio, se e' presente sia in convenzione Consip sia in MEPA, si puo' scegliere quello che costa meno.

A parita' di "prezzo e qualita'" scegliere tra le convenzioni Consip o Intercent-ER.

Per Aggregatore si intende "Soggetto aggregatore" come specificato da dall’articolo 9 del decreto legge n. 66 del 2014, convertito, con modificazioni, con legge 23 giugno 2014, n. 89. Il sito di CONSIP prevede l'elenco dei soggetti aggrgatori.

Prodotto previsto da convenzioni CONSIP / INTERCENT-ER o bandi MEPA?

Esempi di prodotti NON prevesti da bandi CONSIP:

  • Reagenti o Prodotti Chimici e consumabile da laboratorio per la Ricerca: non esiste il bando Consip/MEPA quindi devo procedere fuori dall'aggregatore.
  • Agenzie viaggio.
  • Iscrizione a convegni.

Note:

  • Per decidere se l'ordine e' da considerare nel bando Consip/MEPA o fuori; se piu' del 50% del valore dell'ordine e' compreso in qualche bando tutto l'ordine va considerato in bando, d'altra parte, se il 50% del valore dell'ordine e' non e' previsto da bandi Consip/MEPA va considerato NON in bando.
  • Se acquisto un prodotto illegittimo (non in bando) in MEPA il contratto e' nullabile con un vizio che si sana in 30 giorni.


END - si acquista su CONSIP/INTERCENT-ER o MEPA tramite Ordine Diretto Acquisto (ODA) oppure Trattativa Diretta

Per l'acquisto diretto:

  • allegare un secondo preventivo

Per la Trattativa Diretta occorre

  • conoscere il fornitore
  • allegare capitolato tecnico
  • allegare un secondo preventivo

In ogni caso


END - si acquista Fuori - oggetto non previsto in alcun capitolato tecnico dei bandi

  • Bastano due preventivi e la giustifica.
  • Se c'e' specifica unicita' e' sufficiente un preventivo e il documento che certifica l'unicita' redatto dal fornitore.
  • Se si tratta di materiale informatico o di connettivita' va comunicato agli ordini di controllo AGID/ANAC.
  • Compilare il DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti). Si puo' NON compilare quando il servizio e' riconducibile ad attività di mera fornitura.


Esiste Specifica Unicita

Si ha Specifica Unicita' in caso di bene caratterizzato da nota specialità in relazione alle specifiche tecniche o alle caratteristiche di mercato (ex art. 6, co. 3 del Regolamento di Ateneo per l’acquisizione di beni e servizi), specificare "in cosa consiste" la nota specialità/unicità,



END - si acquista Fuori - per specifica unicita'

Se c'e' specifica unicita' e' sufficiente un preventivo e il documento che certifica l'unicita' redatto dal fornitore.

Allegare alla richiesta di acquisto:

Comunicazioni:

  • Va fatta comunicazione alla corte dei conti.
  • Se si tratta di materiale informatico o di connettivita' va comunicato agli ordini di controllo AGID/ANAC.


RDO Negoziata?

Ci si chiede se e' il caso di fare una RDO Negoziata oppure istruire un RDO Aperta.

RDO sta per Richiesta di Offerta. E' una vera e propria gara con presentazione di offerte in busta chiusa e tempi per presentarle gestita sul sito di CONSIP.

Le RDO sono un utile strumento ma richiedono piu' tempo per essere bandite e istruite, ad esempio, occorre attendere settimane di tempo ai fornitori perche' possano fare un offerta.

Ci sono due tipi di RDO:

  • RDO Negoziata: alla gara vengono invitati/possono partecipare solo fornitori scelti dall'ente pubblico. Possono essere ad esempio tre fornitori conosciuti oppure tutti i fornitori di materiale informatico dell'Emilia Romagna.
  • RDO Aperta: alla gara vengono invitati/possono partecipare tutti i fornitori iscritti a MEPA.

L'RDO Negoziata:

  • Si puo' istruire quando si conoscono gia' almeno tre fornitori in grado di fornire il prodotto. Questo riduce la probabilita' che vada deserta.
  • Se l'RDO negoziata va deserta, e' necessario ripeterla o fare una RDO aperta.
  • I tempi dell'RDO Negoziata sono piu' brevi della RDO Aperta. Nell'RDO Aperta occorre garantire una finestra temporale per permettere ai fornitori di fare offerte di almeno 18 giorni.
  • Nell'RDO aperta e' possibile che arrivino molte offerte occorre tenere conto anche dei tempi di "apertura delle buste" e di valutazione delle offerte che in caso di molte offerte potrebbero essere lunghi.


Bando RDO Negoziata

Per bandire una RDO Negoziata occore:

  • Conoscere almeno 3 fornitori in grado di evadere l'ordine che abbiano aderito al bando Consip in cui rientra la richiesta ordine.
  • Preparare un documento con il "capitolato tecnico"
  • Quando si scelgono i Fornitori e' bene tenere conto della "Rotazione" degli stessi. Per "Rotazione" si intende fare in modo che non sia sempre la stessa ditta a vincere le gare eventualmente escludendola.


END - si acquista sull'Aggregatore da chi ha vinto l'RDO Negoziata

  • Si puo' acquistare anche se solo uno dei fornitori ha presentato l'offerta.
  • Non e' necessario fare comunicazioni alle autorita' di controllo neanche per il materiale informatico.
  • Compilare il DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti). Si puo' NON compilare quando il servizio e' riconducibile ad attività di mera fornitura.


Bando RDO Aperta

Per bandire una RDO Aperta occore:

  • Preparare un documento con il "capitolato tecnico"
  • Fissare un equo valore di base d'asta. Questo e' il limite superiore di quanto l'amministrazione puo' spendere. Le offerte non possono superare l'importo della base d'asta.
  • La legge prevede un "opportuna visibilita'" per le RDO Aperte. Per questo motivo quando si indice una RDO Aperta i riferimenti di questa devono essere pubblicate sul proprio sito web.
  • Una volta indetta l'RDO Aperta, essendo una gara pubblica, e' legale, legittimo e consigliato (perche' non vada deserta) invitare i fornitori conosciuti a partecipare alla gara.


END - si acquista sull'Aggregatore da chi ha vinto l'RDO Aperta


END - si acquista Fuori per RDO Aperta deserta

In questo caso si puo' acquistare fuori Aggregatori.

Occorre:

  • Produrre almeno due preventivi.
  • Va fatta comunicazione alla corte dei conti.
  • Se si tratta di materiale informatico o di connettivita' va comunicato agli ordini di controllo AGID/ANAC.
  • Compilare il DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti). Si puo' NON compilare quando il servizio e' riconducibile ad attività di mera fornitura.