Servizi/Area Missioni

Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop

Per compiere una missione (attività di servizio conforme ai fini propri dell’Università, fuori dalla sede di servizio sia in Italia che all’estero), occorre:

PRIMA DELLA MISSIONE

• Stampare il modulo missione, scaricabile dal presente link, e, una volta compilato sul frontespizio e firmato dal richiedente e dal titolare dei fondi, consegnarlo, con congruo anticipo, allo staff missioni che provvederà ad acquisire la firma del Direttore.

• Nell’eventualità di missioni di lunga durata o che implichino esborsi rilevanti a carico dell’interessato è possibile chiedere un anticipo di missione Missione 2014.doc (Modulo richiesta anticipo). Per i dettagli consultare il Regolamento Missioni o il personale incaricato in quanto l’importo anticipabile, a parità di spese preventivate, varia a seconda della qualifica dell’incaricato e dal tipo di rimborso richiesto.

• Il pagamento dell'iscrizione al Convegno può essere: o anticipato dall'amministrazione DIEF dietro presentazione di apposita richiesta, Richiesta Iscrizione a Convegno/Congresso, da consegnare firmato allo staff Missioni dal richiedente e dal titolare dei fondi, completa degli estremi per il pagamento (attualmente possibile solo tramite bonifico bancario), e di un documento da cui di possa desumere la cifra da pagare. La richiesta deve essere presentata in tempi tali da poter permettere all’amministrazione di effettuare i controlli e le procedure necessarie al pagamento o rimborsato all’interno della missione se la spesa viene sostenuta dall'incaricato e adeguatamente documentata tramite fattura o ricevuta, tassativamente intestata al DIEF.

Missioni all'Estero di personale dipendente strutturato

• In caso di missione all’estero il personale strutturato, purché autorizzato preventivamente, può optare, anziché per il rimborso analitico, per il trattamento alternativo forfettario di missione (diaria). Tale opzione può essere richiesta compilando l’apposita sezione nella quarta pagina del modulo missione. Missioni all'Estero di Docenti e Ricercatori Per poter compiere una missione/trasferta all'estero oltre alla procedura "Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop" occorre anche: • fare richiesta di autorizzazione al Consiglio di Dipartimento inviando una mail al Responsabile Amministrativo (dr.ssa Giuseppina Toselli) e alla Sig.ra Mariagrazia Ianni, indicando data di partenza, data fine, luogo e motivo della missione.

Missioni all'Estero (assistenza sanitaria)

• Per missioni in Stati in cui non siano in essere accordi in materia sanitaria è possibile fruire della garanzia di assistenza sanitaria in forma indiretta, è pertanto opportuno che gli interessati eseguano gli adempimenti specificati nella nota integrativa dell’Ufficio Affari Legali consultabile al link Docenti, Ricercatori e PTA • Per missioni in USA e Canada è opportuno attivare la polizza gratuita che copre in forma diretta le spese per l'assistenza sanitaria. vedere la circolare contenente il modulo da compilare e relativa nota integrativa Non è obbligatoria ma fortemente consigliata. Eventuali, ulteriori, polizze assicurative sanitarie non sono rimborsabili.

Missioni per Dottorandi

• Per poter compiere una missione/trasferta all'estero oltre alla procedura "Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop" occorre anche il modulo di autorizzazione a compiere la missione approvato dal proprio tutor e dal direttore della Scuola Kasko • In caso di necessità di utilizzo dell’auto propria, al fine del riconoscimento delle relative spese (rimborso chilometrico, pedaggi autostradali e parcheggi), occorre richiedere preventivamente l’autorizzazione compilando l’apposita sezione presente sul frontespizio del Modulo Missioni, motivandone l’esigenza, e attivare la polizza Kasko seguendo questo link https://sia.unimore.it/kasko. (Maggiori informazioni sulla polizza in questa nota) Per qualsiasi dubbio o chiarimento, contattare preventivamente il personale amministrativo dello Staff.

DURANTE LA MISSIONE :

• richiedere e conservare: documenti fiscali originali (fatture/ricevute/scontrini) relativi a viaggi (devono essere tenuti anche eventuali titoli di viaggio comprovanti l’effettivo utilizzo del mezzo), pernottamenti, pasti ed eventuali altre spese relative al corretto espletamento della missione (Per maggiori dettagli consultare il Regolamento Missioni, in particolare le tabelle allegate). • richiedere e conservare l'Attestato di partecipazione all'evento.

AL RIENTRO DALLA MISSIONE:

• Contattare il componente dello staff che segue la pratica per ultimare la compilazione del modulo missione ed allegare i giustificativi di spesa e la documentazione richiesta dal Regolamento Missioni. Una volta effettuati i controlli e le procedure necessarie l’amministrazione procederà alla liquidazione della missione.

Per poter compiere una missione/trasferta occorre:

• fare richiesta di autorizzazione usando questo Modulo
• il modulo compilato e firmato dal richiedente va consegnato allo staff missioni (presto ci saranno istruzioni sul personale che acquisirà la documentazione) che si occuperà di acquisire la firma del Direttore
• Il richiedente autorizzato ovvero l'incaricato è autorizzato ad espletare la missione.

Prima della missione:

• Il pagamento dell'iscrizione al Convegno può essere:
  • rimborsato in missione se la spesa viene sostenuta e documentata dall'incaricato nella pratica missione
  • oppure il pagamento può essere anticipato dall'amministrazione DIEF compilando questo Modulo da consegnare firmato allo staff Missioni.
• In caso di uso della auto propria, al fine del riconoscimento delle relative spese (rimbosro kilometrico, pedaggi autostradali e parcheggio in aereoporto/porto) occorre essere previamente autorizzati (compilando la relativa sezione della prima pagina del Modulo Missioni) e attivare la polizza Kasko seguendo questo link https://sia.unimore.it/kasko. Maggiori informazioni in questa nota

Durante la missione :

• richiedere e conservare le fatture/ricevute/scontrini di pasti, titoli di viaggio e pernottamento (Per i dettagli consultare il Regolamento.
• richiedere e conservare l'Attestato di partecipazione all'evento

Al rientro dalla missione:

• Contattare il membro dello staff che segue la pratica per completare la compilazione del Modulo allegando i giustificativi di spesa e la documentazione richiesta da Regolamento

Il personale procederà tempestivamente alla liquidazione della missione.

Missioni all'Estero di Docenti e Ricercatori

Per poter compiere una missione/trasferta all'estero oltre alla procedura "Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop" occorre anche:

• fare richiesta di autorizzazione al Consiglio di dipartimento inviando una email al Responsabile Amministrativo (Giuseppina Toselli) indicando data di partenza, data fine, luogo e motivo della missione.

Missioni all'Estero di Docenti, Ricercatori e PTA (assistenza sanitaria)

Per missioni in USA e Canada occorre attivare una polizza per l'assistenza sanitaria.

• vedere circolare contenente il modulo da compilare e relativa nota integrativa

Non è obbligatoria ma consigliata. Eventuali polizze assicurative sanitarie non sono rimborsabili.

Missioni per Dottorandi

Per poter compiere una missione/trasferta all'estero oltre alla procedura "Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop" occorre anche:

• fare richiesta di autorizzazione al proprio tutor usando questo Modulo

Normativa di Riferimento

• Limiti missioni

Note per il personale amministrativo

Per accedere e modificare i documenti in intranet

da risorse del computer digitare sulla barra degli indirizzi ed inserire questo percorso

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Staff

• Elvira di Iasio- referente
• Ortenzia Pellegrino- referente
• Franco Farioli
• Claudio Malagoni
• Monica Zaccarelli