Intranet DIEF/ITUMR

ITUMR

é un'applicazione scritta in Java e sviluppata all'interno del DIEF.

Ha diverse funzionalitá.

Gestione prenotazioni delle sale riunioni

Le sale riunioni sono prenotabili dalla pagina Intranet del DIEF.

Problemi noti

cambio della "Ditta" predefinita

Capita che il software ogni tanto cambi erroneamente la ditta predefinita. La ditta predefinita si vede in alto a destra vicino allo username e normalmente deve essere "Dipartimento di ingegneria DIEF".

In questo caso fare click sulla cartellina gialla che si trova nella pagina in alto a destra e selezionare la "Ditta" Dipartimento di ingegneria DIEF.

Gestione documentazione richiesta ai fornitori

Permette di gestire la documentazione richiesta ai fornitori per poter fornire il dipartimento. É messa in questa applicazione in modo che possa essere usata da chiunque ne abbia bisogno. Per accedervi,

• andare sulla pagina principale di ITUMR https://web.ing.unimo.it/itumr/servlet/app/
• fare click su MENU (in alto)
• e poi su lista fornitori
• una volta individuato il fornitore fare click sull'icona con la cartellina accanto alla matitina sulla riga del fornitore.

Le informazioni in questo database sono mantenute aggiornate dal personale amministrativo del DIEF

Gestione statistiche sulle stampanti di dipartimento

Consente ad ogni utente abilitato di vedere quanto ha stampato per anno e bimestre.

I professori che sono responsabili per i propri collaboratori vedono quante copie questi hanno stampato.

Maggiori informazioni

• descrizione del sistema di stampa del DIEF
• le mie stampe]

Gestione richieste di acquisto

É la parte piú complessa dell'applicazione. Gestisce richieste d'ordine distinguendo tra la testata dell'ordine e le righe. La testata contiene i dati del fornitore e delle modalita di acquisto. Le righe, una per prodotto ordinato, forniscono i dettagli sui prodotti o servizi.

L'applicazione é in grado di gestire workflow e documentazioni allegate alle richieste d'ordine.

Attualmente é utile per

• fare prima a compilare i documenti da presentare in amministrazione, generati come pdf. I dati dei fornitori sono memorizzati una volta per tutte e sono assieme ai documenti aggiornati per fare l'ordine (DURC,...). La compilazione é guidata con i riferimenti aggiornati a maggiori informazioni sui vari campi da compilare.
• tenere uno storico degli acquisti personale e condiviso dal personale dief. Utile ad esempio se devo fare l'ordine di qualcosa che non ho mai ordinato, magari qualcun altro l'ha giá fatto e vedo le condizioni che il dato fornitore gli ha fatto. Dato un ordine é possibile clonarlo per una nuova richesta.

Lo stato della richiesta d'ordine

Ogni riga di richiesta d'ordine ha uno stato che puó essere

• crea (grigio) - é la modalitá bozza, la richiesta d'ordine puó essere editata liberamente prima di essere presentata
• prop (verde) - la riga di richiesta é stata presentata ma non ancora chiusa ne annullata
• chiuso (blu) - la riga d'ordine é stata evasa.
• annullato (nero) - la riga d'ordine é stata annullata.

Lo stato della richiesta d'ordine attualmente é gestito manualmente. Se in futuro sará possibile (attraverso firme elettroniche o altro) dare valore legale ad un workflow informatico allora potranno essere introdotti altri stati (validazioione, firmato, inviato, ...), persone diverse potranno lavorare sui diversi stati della richiesta e si avrebbe un sistema di gestione piú integrato.

Accesso all'applicazione

• andare sulla pagina principale di ITUMR https://web.ing.unimo.it/itumr/servlet/app/
• fare click su MENU (in alto)

In questo punto si possono fare diverse operazioni

Seguendo i miei ordini si vedono le richieste d'ordine che si sono presentate

Seguendo nuovo ordine si puo' creare una nuova richiesta d'ordine.

Creazione di una nuova richiesta d'ordine

I passi sono i seguenti

• selezionare un fornitore (se non presente occorre aggiungerlo clicckando Inserimento nuovo Partner che si trova in fondo alla zona di ricerca del fornitore)
• indicare il responsabile dei fondi ed eventualmente compilare altri dati e quindi premere inserisci.
• scorrere tra i campi di questa pagina e compilarli. Sono obbligatori
  • fondi
  • Acquisto Fuori convenzioni Consip, oppure l'ordine e' fatto con consip. C'é il link a maggiori dettagli.
  • Duvri non necessario, oppure occorre allegare il duvri. C'é il link a maggiori informazioni
• premere aggiorna ed inserire le righe della richista
• fare click su Inserimento Righe dell'Ordine che si trova sotto le icone dell'ordine
• Riempire i campi descrizione, quantitá, importo unitario, etc. e premere Inserisci per aggiungere una riga alla richiesta. Una volta premuto inserisci la riga appena inserita apparira' sotto la testata e sará possibile inserire un altra riga.

In alto a sinistra ci sono 3 icone, due a forma di foglio (la prima é la testata, la seconda le righe) ed una a forma di cartella (documenti allegati)

• inserire gli allegati, preventivi e altri documenti relativi alla richiesta. facendo click sull'icona a forma di cartella per accedere alla pagina di gestione degli allegati.

L'ordine in questa fase é nello stato crea ovvero in bozza. É possibile modificarlo a piacere anche aggiungendo o togliendo righe.

Rendere "proposta" una richiesta d'ordine

Per rendere la richiesta proposta (verde) occorre:

• andare nella pagina delle righe d'ordine (seconda icona a forma di cartella)
• selezionare la casella verde accanto alla scritta Cambia stato a piu' righe ordine
• premere esegui azioni. Il commento sulla stessa riga di esegui azioni serve per giustificare l'azione che si sta eseguendo. Ha senso ad esempio quando si annulla un ordine o quando lo si chiude.

Stampare i documenti da presentare in amministrazione

A questo punto é possibile stampare i documenti da presentare in amministrazione.

• in alto a destra c'e' un simbolo che ricorda un documento pdf, fare clic su
  • Ric.Acq per stampare la richiesta di acquisti
  • Eventualmente fare click su Detrmn per stampare la determina. La Determina é un documento ad uso della nostra amministrazione.

Report automatici

Ogni mese l'applicazione per la gestione delle richieste di acquisto invia il report con la lista delle richieste d'ordine ancora "aperte", ovvero le richieste non chiuse ne annullate.

Questo report é stato creato con l'intenzione di ricordarsi/tenere traccia degli ordini ancora in corso. Puo' essere ignorata, tuttavia facendo click sul link Ordine a Fornitore previa autenticazione, si viene ridiretti sull'ordine ed eventualmente puo' essere "chiuso"

• facendo click sul box blu a destra della scritta "Cambia stato a piu' righe ordine"
• e quindi facendo click su "Esegui Azioni". Prima di premere Esegui Azioni e' possibile aggiungere un commento accanto a questo pulsante che descriva il motivo della chiusura.

Chiudere tutte o alcune righe dell'ordine

Quando la merce arriva, oppure quando arriva il "Report automatico" sarebbe bene andare nell'applicazione e "chiudere" gli ordini evasi o "annullarli". Occorre cambiare di stato alle righe, allo stesso modo in cui si e' passati da "creato" a "proposto":

• andare nella pagina delle righe d'ordine (seconda icona a forma di cartella)
• selezionare la casella blu (chide) o nera (annulla) accanto alla scritta Cambia stato a piu' righe ordine
• premere esegui azioni. Il commento sulla stessa riga di esegui azioni serve per giustificare l'azione che si sta eseguendo. Ha senso ad esempio quando si annulla un ordine o quando lo si chiude.

Gli ordini chiusi ed annullati non appariranno nel report mensile.

Staff

• Alberto Corni