Servizi/Area Missioni

Questa pagina e' complemento del regolamento missioni di ateneo che si trova al seguente indirizzo:

• https://www.unimore.it/ateneo/RegolamentoDett.html?R=6

tale regolamento e' da leggere prima di andare in missione.

Per eventuali dubbi contattare l'amministrativo di competenza.

Valutare l'uso del sito https://missioni.ing.unimore.it/ per la compilazione dei moduli missione.

Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop

L'incarico o l'autorizzazione ad effettuare la missione devono risultare da atto scritto antecedente alla data di inizio della missione stessa, disposto previa verifica della copertura finanziaria, dell'opportunità della missione e delle modalità del suo svolgimento, tenendo conto di criteri generali di economicità ed efficienza.

Per compiere una missione (attività di servizio conforme ai fini propri dell’Università, fuori dalla sede di servizio sia in Italia che all’estero), occorre:

PRIMA DELLA MISSIONE:

• Stampare il modulo missione, scaricabile tra i moduli in intranet, e, una volta compilato sul frontespizio e firmato dal richiedente e dal titolare dei fondi, consegnarlo, con congruo anticipo, allo staff missioni che provvederà ad acquisire la firma del Direttore.

• Nell’eventualità di missioni di lunga durata o che implichino esborsi rilevanti a carico dell’interessato è possibile chiedere un anticipo di missione (moduli in intranet). Per i dettagli consultare il Regolamento Missioni (normativa missioni in intranet) o il personale incaricato, in quanto l’importo anticipabile, a parità di spese preventivate, varia a seconda della qualifica dell’incaricato e dal tipo di rimborso richiesto.

• Il pagamento dell'iscrizione al Convegno, se in Italia o gestito da organizzatore italiano deve essere anticipato dall'amministrazione DIEF dietro presentazione di apposita richiesta, Richiesta Iscrizione a Convegno/Congresso,da consegnare firmato dal richiedente e dal titolare dei fondi, completa degli estremi per il pagamento (attualmente possibile solo tramite bonifico bancario), e di un documento da cui si possa desumere la cifra da pagare. La richiesta deve essere presentata in tempi tali da poter permettere all’amministrazione di effettuare i controlli e le procedure necessarie al pagamento. Qualora si tratti di iscrizione a Convegno all'estero, organizzato da ditta straniera, è anche possibile effettuare personalmente il pagamento facendo intestare la fattura al Dipartimento e inserendola, poi, all'interno della missione. Se l'iscrizione può essere effettuata solamente tramite carta di credito e la spesa è inferiore ai 300 euro, una volta pagata si può richiederne il rimborso tramite fondo economale.

Missioni all'Estero di personale dipendente strutturato

• In caso di missione all’estero il personale strutturato, purché autorizzato preventivamente, può optare, anziché per il rimborso analitico, per il trattamento alternativo forfettario di missione (diaria). Tale opzione può essere richiesta compilando l’apposita sezione nella quarta pagina del modulo missione.

Missioni all'Estero di Docenti e Ricercatori

Per poter compiere una missione/trasferta all'estero oltre alla procedura "Missioni e Iscrizioni a Convegno/Congresso/Workshop" occorre

• fare richiesta di autorizzazione al Consiglio di Dipartimento inviando una mail alla Sig.ra Mariagrazia Ianni (mariagrazia.ianni@unimore.it) e a didattica.dief@unimore.it, indicando data di partenza, data fine, luogo e motivo della missione.

Missioni all'Estero (assistenza sanitaria)

• Per missioni in Stati in cui non siano in essere accordi in materia sanitaria è possibile fruire della garanzia di assistenza sanitaria in forma indiretta, è pertanto opportuno che gli interessati eseguano gli adempimenti specificati nella nota integrativa dell’Ufficio Affari Legali consultabile al link

Docenti, Ricercatori e PTA

• Per missioni in USA e Canada è opportuno attivare la polizza gratuita che copre in forma diretta le spese per l'assistenza sanitaria. Vedere la circolare contenente circolare contenente il modulo da compilare e relativa nota integrativa. Non è obbligatoria ma fortemente consigliata. Eventuali, ulteriori, polizze assicurative sanitarie non sono rimborsabili.

Missioni per Dottorandi

• Per poter compiere una missione/trasferta oltre a seguire la procedura suddetta, occorre compilare anche il modulo di autorizzazione a compiere la missione approvato dal proprio tutor e dal direttore della Scuola.

Kasko

• In caso di necessità di utilizzo dell’auto propria, al fine del riconoscimento delle relative spese (rimborso chilometrico, pedaggi autostradali e parcheggi), occorre richiedere preventivamente l’autorizzazione compilando l’apposita sezione presente sul frontespizio del Modulo Missioni, motivandone l’esigenza, e attivare la polizza Kasko seguendo questo link https://wtr.unimore.it/private/kasko/. (Maggiori informazioni sulla polizza in questa nota) Per qualsiasi dubbio o chiarimento, contattare preventivamente il personale amministrativo dello Staff.

DURANTE LA MISSIONE :

• richiedere e conservare: documenti fiscali originali (fatture/ricevute/scontrini) relativi a viaggi (devono essere tenuti anche eventuali titoli di viaggio comprovanti l’effettivo utilizzo del mezzo), pernottamenti, pasti ed eventuali altre spese relative al corretto espletamento della missione (Per maggiori dettagli consultare il Regolamento Missioni, in particolare le tabelle allegate).
• richiedere e conservare l'Attestato di partecipazione all'evento.

Altri limiti sui rimborsi:

• rimborso parcheggio giornaliero massimo 15 euro al giorno. Oltre i 15 e' tassato.
• rimborso rifornimento carburante per auto a noleggio, massimo 75 euro al giorno.

AL RIENTRO DALLA MISSIONE:

• Contattare il componente dello staff che segue la pratica per ultimare la compilazione del modulo missione ed allegare i giustificativi di spesa e la documentazione richiesta dal Regolamento Missioni. Una volta effettuati i controlli e le procedure necessarie l’amministrazione procederà alla liquidazione della missione.

Normativa di Riferimento

• I documenti si trovano nella cartella in intranet

Norme DIEF

• Le spese di alloggio possono essere rimborsate solo in caso di soggiorni presso alberghi, residence (per missioni di durata superiore a dieci giorni), o campeggi (in determinate circostanze); sono sempre esclusi i soggiorni presso privati, quindi non è mai ammesso l'utilizzo della piattaforma AIRBNB, né lo sono i pernottamenti in BED & BREAKFAST, se privi di partita IVA.

• Nel caso di cancellazione di un volo o di un treno, occorre
  • chiedere immediatamente il rimborso alla compagnia
  • se la compagnia si rifiuta di rimborsare o non fornisce un mezzo sostitutivo il mezzo cancellato sarà rimborsato

• Nelle richieste di autorizzazione e rimborso indicare almeno un numero di telefono.

• Quando non si e' sicuri di quale mezzo verrà usato per il viaggio o per il trasporto consigliamo di indicarli tutti motivando tale scelta.

Note per il personale amministrativo

Per accedere e modificare i documenti in intranet

da risorse del computer digitare sulla barra degli indirizzi ed inserire questo percorso

 \\ischia\DocumentiPubblici\dief\altre-attivita\missioni

Documenti sulle Missioni in intranet: https://web.ing.unimo.it/DocumentiPubblici/dief/altre-attivita/missioni/

Staff

• Claudio Malagoni - personale strutturato
• Monica Zaccarelli - personale non strutturato